Dokumente digital lenken und signieren

Beim Austausch von Dokumenten mit Dritten ist es oft erforderlich, Unterschriften einzuholen – etwa bei Verträgen. In QBD.Net können erstellte Dokumente nun direkt über den neuen Lenkungsschritt „Signatur“ per Portalanbindung an die entsprechenden Personen zur Signierung übermittelt werden.

Warum digitale Signaturen?

Ein Beispiel: Ein neuer Lieferantenvertrag wird im Dokumentenmanagement QBD.Net erstellt und durchläuft die interne Prüfung. Anschließend wird automatisch der Lenkungsschritt „Signatur“ gestartet. Der Vertrag wird über ein Austauschportal z. B. qxhub an den Lieferanten sowie den internen Verantwortlichen zur digitalen Unterschrift versendet. Beide Parteien können das Dokument ortsunabhängig und innerhalb kürzester Zeit signieren. Nach Abschluss des Signaturprozesses wird der vollständig unterzeichnete Vertrag automatisch zurück ins Dokumentenmanagement übertragen, dort revisionssicher abgelegt und steht allen berechtigten Nutzern unmittelbar zur Verfügung. Der gesamte Lenkungsprozess ist transparent dokumentiert und somit jederzeit nachvollziehbar.

Was bedeutet das in CAQ.Net

Mit dem aktuellen Release 26.1.20.1 können Sie in QBD.Net die Einholung von Unterschriften gezielt in die Dokumentenlenkung integrieren:

• Word-Dokumente mit beliebig vielen Unterschriftenfeldern können über einen neuen Lenkungsschritt „Signatur“ direkt an definierte Empfänger via Austauschportal zur digitalen Signatur übermittelt werden.
• Nach der Unterzeichnung fließen die Dokumente nahtlos zurück ins QBD.Net und werden dort strukturiert und revisionssicher abgelegt, eingeführt und verteilt.

Weitere Release-Notes-Highlights finden Sie hier: Aktuelles Release

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